摘要:本文针对大庆石油管理局的实际工作情况，介绍了大庆油田长垣软件公司自主开发的办公自动化软件OoN（OFFICE ON NET）在实际工作中的应用情况。该系统的建设标志着油田办公室工作继普遍采用微机办公后，由传统的企业办公方式向办公自动化的现代企业办公方式迈出了重要的一步。?
关键词:办公自动化 公文流转系统 推广应用
一、引言?
现代办公与管理需要许多人协同工作，各部门之间要求进行信息的交流。大庆石油管理局是全国最大的石油工业企业，上与中国石油天然气集团、黑龙江省、大庆市政府联系，下与局机关各处室、各二级单位联系，输入输出信息量大。为了实现管理与办公自动化， 根据管理局办公系统的实际情况，在需求分析、总体设计、原型系统建立的基础上研制开发了基于公文处理的一系列办公自动化软件。这些软件具有良好的实用性、可操作性、可维护性和安全性，客户端应用界面简单、使用方便。该系统经过近一年的使用，已取得了较为显著的效果。?
二、办公自动化系统的建设基础?
1、网络基础?
九八年通过网络改造工程和网络建设将凡属局机关的外围单位全部连入局域网，石油管理局机关局域网全面建成；通过局域网新建、扩建项目，二级单位全部建立了局域网；和石油天然气集团公司建立了专线连接。由于网络设施的配套完善，保证了办公自动化系统的正常实施。?
2、完善的管理体系
局办公室系统有一套完整的管理体系，分工明确，严格执行文件收发制度。从局机关到二级单位办公室有一套完整的工作流程，从文件提交到归档登记都有一套详细的规章制度，保证了办公自动化的正常实施，为办公自动化的建设提供了良好的环境。?
3、业务精湛的开发队伍?
有一批以大庆油田长垣软件公司为核心的业务熟练、经验丰富的软件开发队伍。能虚心和具体应用人员结合，共同探讨办公自动化实施方案，自主开发出OON（OFFICE ON NET）办公自动化软件，并不断完善和总结，结合油田的实际情况，建立了基于公文处理的一系列办公自动化体系，为办公自动化系统的顺利实施打下了坚实的基础。?
三、OoN简介
企业之声网上消息系统,简称OoN,是一种基于WWW的企业消息包括通知、行政文件、会议纪要、讨论公告等等)发布与管理系统。其易于使用和维护的优点也将大大减少企业在信息管理上的投资。
1、OoN主要功能?
1) 消息的发布、阅读、修改与删除。?
2) 消息存活期。可以设置消息存活期,过期消息被自动清除。?
3) 通知。高于一定级别的用户可以发布行政通知；普通用户可以发布私人公告。?
4) 留言与备忘。不必担心消息的保密性，OoN完善的权限管理机制可以充分保障用户的私有权利。?
5) 行政文件管理与公文审批流转。?
6) 匿名身份。允许匿名身份登录。?
7)系统管理。管理员可以方便地创建、注销、修改用户及其权限。信息员可以全面地管理企业内部的除用户私有信息之外的所有消息，并维护企业公文。
2、OoN主要特点
基于WWW的浏览器/服务器结构客户端无须安装任何特殊软件，维护方便，可移植性好，运行效率高；切合企业实际情况，内容丰富，栏目设置合理；完备的安全管理机制。各层次用户均可放心使用；用户界面美观友好，普通人员可方便使用；网上工作流机制提高办公效率，工作流设置简单适用，易于掌握。?
四、办公自动化系统实现的主要功能?
1、公文下发子系统
该系统采用文档数据库+WWW技术，此系统不仅能够对文档、图形、图像、声音等数据进行管理，而且能够为用户构筑公文信息网络/Intranet框架。该系统有面向打字员的公文录入及提交功能；有对下发公文的接收状态进行动态监视的功能；有接收公文单位在接收公文时必须签名，方可打印完整公文的功能。此外，该系统还具有在大庆石油管理局广域网上发布公文和对公文全文检索的功能。?
2、通知下发子系统?
针对大庆石油管理局机关和下属二级单位的工作特点开发完成的局办公室通知子系统实现了局内办公通知的电子化。系统支持通知的起草、发送、邮递路由跟踪、通知签名接收、通知接收状态实时反馈、电子签名、下发通知归档等功能。通知子系统主要是突出下发快速、反馈及时。
3、公文发布子系统?
用户创建、编辑和保存文档是通过在数据库中设计按钮、表单和视图来实现的。为了帮助用户快速、简便地查找感兴趣的文档，建立了允许在单个视图和多个数据库中进行文本搜索的站点，用户可以单击“搜索”链接或按钮，在表单中输入标准，然后提交，返回一个匹配标准的文档链接的文档列表。?
目前在Web上发布的有庆局发文件、庆局办发文件、会议纪要、催办情况、局大事记等12项信息，用户可通过大庆石油管理局企业网首页浏览局大事记信息，通过管理局文件或办公室首页查阅办公室各部门的公共信息和公文信息。公文信息按照不同的等级实现了公开、领导传阅和领导专阅等安全设置。不同身份的人获得的浏览信息不同。?
4、公文审批子系统
公文审批子系统是面向领导服务的办公事务处理系统。它包括两部分：上级下发文的传阅和下级上呈文件的审批。该系统实现以大庆石油管理局文件批办单为流转“文档”，建立了以文书科为流转控制中心的面向局领导办公的办公事务处理系统。在下级上呈文件审批过程中，采用了手写板技术。
办公自动化系统的使用将繁琐的人工劳动发展到基于网络的规范高效的自动化办公，减轻了工作人员的劳动强度，提高了办公效率。会议通知功能的实现使得各单位之间的沟通更加快捷而简便，消除了以往发通知时间长，烦琐，效率不高的状况。全局行政公文的下发以前要几个人来打印、分装、分发，平均一个文件要24小时以上才能发送出去，现在只要十分钟就可发送完成 。接收公文的单位也需几分钟就可接收到公文，大大提高了公文下发的准确性和及时性，提高了工作效率。该系统的建设标志着油田办公室工作继普遍采用微机办公后，由传统的企业办公方式向办公自动化的现代企业办公方式又迈出了重要的一步；也是油田行政办公系统满足企业长远发展需要，提高决策咨询水平，树立现代办公形象的一项重要举措。对提高办公效率和工作质量，推动信息资源综合利用水平，进而保证企业决策的准确性、科学性都必将产生积极的促进作用。?
五、在办公自动化实施过程中的几点认识?
在全局办公自动化实施过程中，全局上下对如何搞好办公自动化进行了许多有益的探索和实践，形成了一些共识。?
1、首先要坚持效益原则?
根据大庆石油管理局二级单位比较分散，应用人员水平参差不齐，重视程度不同，决定基于www技术开发网上办公自动化软件（OoN），该软件基于Brower/Server模式，真正实现了办公系统零客户端的愿望，联网用户只要正常配备有浏览器即可登录使用该系统，无需再安装任何附加软件，业务人员易学易用。这样节省了大量购买软件的费用，节约了资金，同时减少了客户端安装、调试、维护、培训时间，提高了效益，因此得到业务人员的支持，使该系统得到迅速推广应用。?
2、重视与业务部门的结合，以具体业务人员为“主角”
办公自动化系统应用的主体是行政人员，因此局办公室一路的同志唱“主角“，领导亲自督战，适时地行政干预，保证了系统顺利建成和正常运行。并做好协调和组织工作，利用各种方式宣传办公自动化系统运行后将给企业和单位带来的效益，然后又通过行政命令方式下发文件对应用人员和设备做了规定，使之有据可依。?
3、完善安全措施
组织各方面专家对网上办公系统进行安全认定，不断从技术上完善安全措施，根据在同一网段内无法同时出现两台IP地址相同的计算机及MAC号全世界唯一的事实，设计了基于IP验证，MAC验证和用户口令验证的严格的安全体系，并制定了详细的安全制度，通过安全控制技术的实现和安全管理制度的制定建立了可靠的安全机制，来保证该系统的安全运行。?
4、充分发挥好基层各单位信息中心的作用
在推广局办公自动化系统之前，首先对各单位的信息中心技术人员进行培训，使之成为技术骨干，然后由他们去协助具体应用人员掌握这套系统，取得了事半功倍的效果。
